雑用マニュアル　H18.4
【お客様に最善のサービスを提供するために事務所
を円滑かつ快適にする役割】

Ⅰ.週交代による雑用担当制度の基本的運用方法
　　　週交代で長谷川・西田・横溝の3人（以下『雑用チーム』と
する）の中から雑用責任者を決める。その責任者を中心に常に
連絡・連携をとり事務所の運営に支障がないようにする。
　　　また毎週末に雑用ミーティングを行い翌週の雑用担当者への
引継ぎを行う。今週の反省点また翌週のテーマ等を話し合い、
職場環境が改善するように、また事務所の運営がスムーズに行
くように積極的に意見交換する。その上で、月曜日の全体会議
にて、結果の報告・雑用チームからの提案に関する所員の意見
を取り入れ、更により良い事務所にしてゆく。
《注意事項》雑用担当者が出張等で不在となったときは、雑用チー
ム同士で報告・連絡をとりあい完全不在ということが無い様に
フォローしあうこと。

Ⅱ.日々の雑用【雑用担当者】
朝
① 郵便受け(右２左8)を毎朝確認する。
② 適時事務所の窓を開け換気し、空気清浄機の電源を入れる。
③ エアコンスイッチをONにする。
④ 台所の清掃・ゴミ出し(可燃･不燃･ビン･缶)を毎朝する。また
シュレッダーのゴミを回収業者が来たら（火・金）渡す。
⑤ 毎朝コーヒー・お茶を所員に配る。会議のある日は前のテー
ブルに持って行く。臨機応変な対応を常時、心がける。
⑥ 先生の見終った後に日報を所員に配る。
⑦ コピー用紙(特にA4)、ホッチキスガチャ玉の補充。
昼
⑧ 来客時･先生出張帰宅時のコーヒー又はお茶だし、片付け。
　　※先生出張時には、即座に先生の机の片付け。
⑨ 書籍購入の案内の回覧及び購入の管理。
⑩ ヤマト・佐川急便・アスクルへの応対。
⑪ 適時、灰皿・コップ・流しを掃除する。
⑫ 郵便物を郵便局へ持っていく（原則：火・金）
夜
⑬ 残業している所員に確認の上、ポット及びコーヒーの電源を
切る。またガスの元栓を締め、先生のパソコンの電源を切る。
⑭ 植物の管理。
⑮ 灰皿の掃除。
⑯ パスネット・ｓｕｉｃａのチェック。
⑰ 税務署ラベルの作成。(随時確認する)
Ⅲ.郵便物関係【雑用担当者】
① 宅急便･佐川･アスクルへの対応。
② 郵便物を郵便局に持って行く。(原則は火･金)
③ 切手の在庫を確認し、少なくなっているものを購入する。
Ⅳ.週末の雑用【雑用担当者】
① 翌週の日報･週間予定の打ち出し
② 適時雑巾･タオルの洗濯。
③ 月末(25日付近)の場合、月間予定表の打ち出し。
④ 翌日が掃除の場合は掃除場所を決めて、掃除用品(スポンジ･
マイペット・バケツ等)の準備。
　　　※掃除マニュアル参照
Ⅴ.週交代の引継ぎ部分
① 毎週末に雑用チームで雑用会議を開きその週の反省点、今後
の雑用のテーマ等を話し合う。
② 翌週アスクルで発注する事務用品の在庫を確認し、必要な物
を発注リストに記入する。購入予定の一覧を翌週の会議で発
表しその週の担当者がアスクルに発注。
　　　※アスクルID･･･00898912/ﾊﾟｽﾜｰﾄﾞ･･matuo
③ パスネットの在庫。管理状況。
④ 小口現金の請求書関係
⑤ その他、事務所の改善になる事項。
Ⅵ.パスネット管理方法
① パスネットを帰宅時に返却されているかその週の雑用担当
者がチェックして帰宅すること。
② 新しいパスネットを購入した際は通し番号を貼って記入用
紙に記入しておくこと。
③ 新しいパスネットを使用する際は必ずその週の雑用担当者
に報告し使用番号シールを必ず張って記入用紙に記入する
こと。
④ 使用済みのパスネットは、使用者が週の雑用責任者に必ず報
告。その上で、『使用済みパスネット』入れに戻す。報告を
受けたらすぐ雑用責任者が台帳への記入を行う。
Ⅶ.小口現金管理方法
① 小口現金の管理はその週の雑用担当者が責任を持って管理
すること。
② 基本的に小口現金の使用は請求書関係、郵便切手、定期代等
（事務所全体に関わる入出金）に使用すること。
　　　※その他に関しては各自が立替払いすること。
③ 毎朝月曜の会議において、その週に必要な小口現金を計算し、
報告してから補充すること。
※『小口現金の運用方法について』参照
Ⅷ.申告書･納付書･封筒の管理
① 封筒は本棚左ラック上に4種類を適時だしておく。
② 在庫が無くなり次第ﾛｲｱﾙﾊﾟｯｹｰｼﾞかｱｽｸﾙに発注。
　　※種類は角2･角2ﾏﾁ付･長3･長4
③ 申告書･納付書
　　本棚横ラック(左)　《通常の時期･法人関係》
　　　　　　　　※以下の申告書が切れることの無いように月に一度は確認する。
　　　　　　　･青色申告書
　　　　　　　･概況書
　　　　　　　･消費税(原則･簡易)
　　　　　　　･相続税の申告書
　　　　　　　･源泉所得税の納付書
　　　　　　　　　　　　《納期の特例の時期》
1. 各担当者に確認のうえ納付書を依頼する税務署･枚数をリストアップし各税
務署に依頼又はもらいに行く。
2. 上記1の作業は11月末･5月末までには完了させる。
　　　　　　　　　　《年末調整》
扶養控除等申告書･保険料控除申告書･源泉徴収簿を各枚数確認の上税理士会か
らくるハガキに記入し送る。
Ⅸ.住所録管理【長谷川】
① 筆まめ(顧問先の住所･電話番号の管理)
② 顧問先や先生の知人の住所録を管理する。手紙などで住所変
更等を知らせてきた場合、随時変更･管理する。
Ⅹ.OA関係の管理･ﾒﾝﾃﾅﾝｽ、ﾃﾞｰﾀﾊﾞｯｸｱｯﾌﾟ管理【稲生】
① ﾃﾞｰﾀのﾊﾞｯｸｱｯﾌﾟ
② MJSｿﾌﾄのﾊﾞｰｼﾞｮﾝｱｯﾌﾟ
③ 弥生･MJSの契約管理(ｻﾎﾟｰﾄ契約含む)
④ コピー機･プリンターの故障対応
⑤ PC関係部品の管理(ﾏﾆｭｱﾙ･ｿﾌﾄ･ﾒﾃﾞｨｱ)
※④については、故障に気づいた所員が即対応することとする。